ККТ в медицинской клинике: контроль ФНС, частые нарушения и штрафы

В 2025 году налоговая служба практически полностью автоматизировала контроль за выручкой. Инспекторам больше не нужно выезжать в клинику, чтобы найти нарушение — система видит аномалии онлайн. В этой статье разберем, как работать с онлайн-кассой (ККТ), чтобы избежать штрафов и, что еще страшнее, приостановки деятельности, которая для медцентра равносильна закрытию.

Согласно закону № 54-ФЗ, практически все медицинские организации (ООО) и частнопрактикующие врачи (ИП) обязаны использовать онлайн-кассы. Исключений крайне мало — например, фельдшерские пункты в отдаленных селах, но для коммерческих городских клиник это неактуально.

Касса должна применяться при любых расчетах с физическими лицами:

• Оплата наличными.
• Оплата банковской картой (эквайринг).
• Оплата по QR-коду (СБП).
• Оплата онлайн через сайт (интернет-эквайринг).

Важно: Если пациент оплачивает услугу по реквизитам на расчетный счет через свое банковское приложение, клиника все равно обязана сформировать чек и передать его клиенту (в электронном виде).

Самая большая головная боль бухгалтеров и администраторов в медицине — это не просто «пробить чек», а правильно выбрать признак способа расчета. Ошибки здесь приводят к искажению отчетности.

1. Предоплата и курсовое лечение
В медицине часто покупают услуги пакетами (например, курс массажа из 10 сеансов или ведение беременности).
Если пациент вносит всю сумму сразу, а услуги получает постепенно, нельзя просто выдать один чек «Приход» и забыть.

Схема работы должна быть такой:

1. В момент получения денег: Пробивается чек с признаком способа расчета «Предоплата 100%». В наименовании указывается, например, «Курс массажа».
2. В момент оказания услуги (каждый сеанс): Пробивается чек с признаком «Полный расчет», но в сумме к оплате ставится 0 рублей (так как деньги уже получены), а в поле «Зачет аванса» указывается стоимость одного сеанса.

Это называется «зачет аванса». Если этого не делать, налоговая будет видеть только приход денег, но не реализацию услуг, что вызовет вопросы при сопоставлении баз данных.

2. Работа по ДМС (Добровольное медицинское страхование)
Здесь всё зависит от того, кто платит:

• Платит страховая компания: Если расчеты идут между двумя юрлицами (страховая переводит деньги на счет клиники по безналу без участия карты), ККТ применять не нужно.
• Франшиза: Если пациент доплачивает часть стоимости услуги (франшизу) в кассу клиники — на эту сумму чек пробивается обязательно.

Времена веерных проверок прошли. Сейчас действует риск-ориентированный подход. Автоматизированная система ФНС анализирует поток данных с ваших касс и ищет «индикаторы риска». Если они срабатывают, инспектор получает сигнал к проверке.

Что может насторожить налоговую:

1. «Молчание» кассы. Если ККТ зарегистрирована, но чеки не пробиваются более 60 дней.
2. Аномалии в возвратах. Если количество чеков с признаком «Возврат прихода» превышает средние показатели по рынку (например, более 30% от выручки). Это может указывать на то, что клиника «обнуляет» выручку.
3. Жалобы пациентов. Гражданский контроль сейчас работает эффективнее инспекторов. Пациент может отсканировать QR-код на чеке в приложении «Проверка чека» (или пожаловаться на невыдачу чека). Сигнал уходит в ФНС мгновенно.

Даже честные клиники часто получают штрафы по глупости или незнанию. Вот самые распространенные нарушения:

1. Некорректное наименование услуги
Писать в чеке просто «Медицинская услуга» или «Консультация» — нельзя. Наименование должно быть конкретным и понятным, позволяющим идентифицировать услугу.

• Плохо: Услуга медцентра.
• Хорошо: Прием врача-кардиолога первичный; УЗИ органов брюшной полости.

2. Отсутствие обязательных реквизитов
В чеке обязательно должны быть:

• Адрес расчета (должен совпадать с адресом в лицензии).
• ФИО кассира (администратора), который провел операцию. Часто в чеках годами стоит фамилия уже уволенного сотрудника — это нарушение.
• Место расчета (например, «Сайт клиники» или «Ресепшн»).

3. Переводы на карту врача (P2P)
Это «красная тряпка» для налоговой. Если администратор говорит: «Терминал не работает, переведите доктору на Сбер», вы рискуете всем бизнесом. Это расценивается как сокрытие выручки.

4. Ошибки при работе с агрегаторами
Если пациент записывается через агрегатор (например, ПроДокторов) и платит там, чек ему должен выдать агрегатор (как платежный агент). Если пациент платит в клинике — чек бьет клиника. Двойное налогообложение или, наоборот, отсутствие чека — частая проблема при сверках.

5. Игнорирование чеков коррекции
Касса сломалась, отключили свет, администратор ошибся суммой? Это не катастрофа, если вовремя сформировать чек коррекции. Он позволяет легально исправить ошибку и сообщить об этом в ФНС до того, как нарушение обнаружит инспектор. В таком случае штрафа можно избежать (ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушение 54-ФЗ суровая. Штрафы привязаны к сумме чека, который прошел мимо кассы.


Обратите внимание: Для медицинской организации приостановка деятельности на 90 суток — это практически гарантированное банкротство и потеря пациентской базы. Кроме того, грубые нарушения налогового законодательства могут стать поводом для внеплановой проверки лицензионных требований.

Чтобы исключить ошибки ручного ввода, современные клиники интегрируют ККТ с Медицинской информационной системой (МИС).
Когда врач закрывает прием в программе, сумма автоматически передается на кассу. Администратору остается только выбрать способ оплаты и нажать кнопку. Это исключает ошибки в суммах и номенклатуре, гарантируя, что в чек попадет именно та услуга, которая была оказана.

Правильная работа с ККТ — это фундамент безопасности вашего медицинского бизнеса. Прозрачность расчетов защищает вас от внезапных проверок и блокировок счетов.
Однако для стабильной работы клиники важна не только техническая, но и юридическая безупречность. Если вы планируете открытие нового филиала, расширение перечня услуг или вам требуется помощь в прохождении проверок — доверьте бюрократию профессионалам.

ГорМедКонсалтинг поможет получить или переоформить медицинскую лицензию «под ключ», учитывая все актуальные требования. Свяжитесь с нами для аудита ваших документов.